So digitalisierst du die Verwaltung deiner Nachhilfeschule
In deiner Nachhilfeschule wird alles noch in Papierform erledigt? Zu viele Excel-Tabellen erschweren die Organisation und die Verwaltung beansprucht immer mehr Zeit? Dann wird es dringend Zeit, deine Geschäftsprozesse mithilfe einer Nachhilfeschul-Software zu digitalisieren und weg von den Papierstapeln zu kommen.
Darum solltest du eine Nachhilfeschul-Software nutzen und deine Geschäftsprozesse digitalisieren
Automatisierung vieler Prozesse und dadurch geringerer Zeitaufwand.
Verbesserung der Geschäftsprozesse, da Fehler minimiert werden.
Kundenservice ausbauen, z. B. durch Online-Hilfebereich oder Online-Anmeldung zum Nachhilfeunterricht.
Mehr Flexibilität durch Cloud-basierte Lösungen. Die Verwaltung der Nachhilfeschule ist dadurch nicht mehr örtlich gebunden.
Bessere Kommunikation und mehr Transparenz gegenüber Eltern, Schülern und Nachhilfelehrern.
Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse bietet große Potenziale und wird die Verwaltung der Nachhilfeschulen in vielen Bereichen vereinfachen. Abrechnungen, das Bereitstellen von Unterrichtsmaterialien, Unterrichtsplanung und Stundenpläne, Absagen von Lehrern oder Schülern – all diese Prozesse können mithilfe einer Nachhilfeschul-Software strukturiert werden.
Die Vorteile der Nutzung einer Nachhilfeschul-Software sind nicht von der Hand zu weisen. Um dir dennoch fokussiert die Potenziale aufzuzeigen, hat Matthias Rendl die vier Prozesse herausgestellt, die Nachhilfeschulen tendenziell die meisten Kopfschmerzen machen und automatisiert werden sollten.
Die Abrechnung:
“Das ist ein hochkomplexes Thema, da viele Variablen enthalten sind.
Es gibt verschiedene Lehrkräfte mit unterschiedlichen Qualitäts- und Ausbildungsstandards: Vom Studenten, der nebenher Nachhilfe gibt, bis hin zu Lehrern, die schon viel Erfahrung und ein umfangreiches Wissen haben. Dementsprechend werden auch verschiedene Honorare bezahlt.
Bei den Schülern gibt es ebenfalls die verschiedensten Abrechnungen: Ein Schüler kommt zweimal im Monat zu einer Einzelstunde, der andere zweimal die Woche zu einer Gruppenstunde.
Die Abrechnung frisst unglaublich viel Zeit und das kann man mithilfe einer Software auf ein paar Minuten pro Tag herunterschrauben.” (Matthias Rendl)
Der Online-Unterricht:
“Ein weiteres großes Thema ist durch Corona mittlerweile natürlich Online-Unterricht geworden. Hier gibt es oft Kopfschmerzen, da die Nachhilfeschulen auf externe Software wie Google, Microsoft oder Zoom setzen.
Problematisch ist dabei, dass Schüler und Lehrer verschiedene Wissensstände hinsichtlich Computer Know-how haben. Trotzdem muss man allen zutrauen, dass sie sich das Tool installieren, einen Account anlegen und sich untereinander absprechen.
Bei uns ist jeder angelegte Unterricht sofort als Online-Unterricht geplant und die Online-Software bereits im Programm enthalten. Man muss sich lediglich zur richtigen Zeit einloggen und auf einen Button klicken, dann ist man eingewählt. Das ist ein riesiger Fortschritt.” (Matthias Rendl)
Vereinfachte Kommunikation
“Die Kommunikation mit Schülern, Eltern und Lehrern ist ein Punkt, der die Verwaltung sehr belastet. Bei kurzfristigen Anfragen ist es für die Verwaltung meist sehr aufwendig, Lehrer und Schüler auf einen passenden Termin zu koordinieren.
Durch entsprechende Tools können Lehrer vorab mit den Schülern ein Zeitfenster vereinbaren und dieses zur Bestätigung an die Verwaltung geben.
Zusätzlich gibt es automatische Nachrichten bei Änderungen: Wird der Unterricht verschoben oder in einen anderen Raum verlegt, erhalten alle Teilnehmer eine E-Mail.
Die Verwaltung muss nicht daran denken und die Automatisierung der Kommunikation spart unglaublich viel Zeit und Stress.” (Matthias Rendl)
Online-Dokumentensystem
“Die Idee ist es, dass man alles digital ablegen und nicht mehr mit Papierakten arbeiten muss. Es gibt für jeden Schüler und jeden Lehrer einen digitalen Ordner, in den relevante Dokumente hineingelegt werden können. Das Thema E-Akte und das Wegkommen von vielen Zetteln und Excel-Listen ist auf jeden Fall von Vorteil.
Zudem gibt es Portale für jeden Lehrer und jeden Schüler mit eigenem Login. Dort sehen sie für sie gefiltert die Daten, die für sie wichtig sind: Die Stundenpläne, Ausfälle oder Verschiebungen.
Sie können Video-Nachrichten erstellen und erhalten dort ihre Rechnungen und Unterrichtsdokumentation. Das bedeutet für die Eltern und Schüler auch einen großen Transparenz-Faktor.” (Matthias Rendl)
So wählst du die passende Nachhilfeschul-Software aus
Die Auswahl der passenden Nachhilfeschul-Software ist dabei natürlich individuell und es gibt verschiedene Kriterien, die du dabei beachten und anwenden kannst. Um ein umfassendes Verständnis dafür zu bekommen, haben wir mit Matthias Rendl, einem Mitbegründer der Softwarelösung OrgaEasy (VNN Fördermitglied) gesprochen.
Im Folgenden erhältst du einen Einblick über die wichtigen Auswahlkriterien, wie eine Software dich unterstützen kann, mit welchen Kosten zu rechnen ist und wie die Umstellung deiner Prozesse funktioniert.
Natürlich gibt es noch weitere Anbieter für Nachhilfeschul-Software. Dazu zählen z. B. SmartDirex, EduOrganizer oder RocketTutor (VNN Fördermitglieder). Bevor du dich für eine Option entscheidest, solltest du überlegen, welche Anforderungen du an die Software hast und die verschiedenen Anbieter vergleichen. Stelle sicher, dass alle Funktionen, die dir wichtig sind, von der Software abgedeckt sind.
Damit du eine Vorstellung davon bekommst, haben wir hier eine Übersicht mit besonders relevanten Kriterien zusammengestellt.
Eine übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche: “Ich finde vor allem im Bereich Interface und User-Experience relativ niedrige Einstiegshürden wichtig. Es gibt so viel im Tagesgeschäft zu tun, da hat man nicht die Zeit und Ruhe sich mit einer sehr komplizierten Software zu befassen. Sie muss intuitiv sein und der Nutzer muss schnell hereinkommen. In der Folge ist es auch super, wenn die Software motivierend ist und das Arbeiten damit Spaß macht.” (Matthias Rendl)
Responsiveness: ”Das bedeutet, dass diese Software auf jedem Endgerät zu nutzen ist: Nicht nur fest installiert auf dem Bürorechner, sondern auch auf Laptop, Tablet und Smartphone.” (Matthias Rendl)
Erreichbarkeit & Kosten für den Kundenservice: “Nachhilfeschul-Software kann natürlich sehr komplex sein. Darum ist ein kostenloser Kundensupport wichtig. Wir erklären in Video-Telefonaten verschiedene Funktionen und teilen auf YouTube und unserem Blog Lernprogramme.” (Matthias Rendl)
Dashboard über Nachhilfeschule: Wichtig ist zudem, dass der Nachhilfeschulinhaber immer den Überblick über die Nachhilfeschule behält. Dazu gehört eine Übersicht über Einheiten, die pro Tag stattfinden, die Anzahl der Lehrer, eine schnelle Übersicht über die Raumverfügbarkeit und noch viel mehr.
Abrechnungseinstellungen: Eine automatische Abrechnung mit den Lehrkräften der Nachhilfeschule sollte ermöglicht werden.
Datenbank für Unterrichtsmaterial: Kein MUSS, aber eine sinnvolle Funktion ist es, wenn den Schülern und Lehrern ermöglicht wird, Übungen oder Lösungen an einem zentralen Ort abzulegen und immer darauf zugreifen zu können.
Berücksichtigung von Online-Unterricht: Mit der zunehmenden Digitalisierung wird der digitale Unterricht immer wichtiger. Die Software sollte auch für Online-Untericht genutzt werden können und eventuell sogar ein virtuelles Klassenzimmer mit Zugangsdaten für Lehrer und Schüler bereithalten.
Welche Kosten erwarten die Nachhilfeschule?
Bei den verschiedenen Anbietern gibt es natürlich eine unterschiedliche Preisstruktur. Einige bieten die Software zu einer Einmalzahlung an, andere setzen auf Abo-Modelle. Zudem variieren die Kosten meist auch je nach Schüleranzahl der Nachhilfeschule. Hier kann jede Nachhilfeschule überprüfen, welche Variante für sie am besten passt.
Bei Abo-Modellen liegen die monatlichen Kosten pro Schüler in der Regel unter einem Euro, womit die Nachhilfeschul-Software einen guten Kosten-Nutzen-Faktor bieten sollte.
Ab wie vielen Schülern oder Lehrern lohnt sich eine Nachhilfeschul-Software?
In diesem Fall kommt es natürlich auf die Kostenstruktur des Software-Anbieters an. Gerade bei Abo-Modellen können allerdings auch sehr kleine Nachhilfeschulen schon profitieren:
“Eine Untergrenze gibt es tatsächlich nicht. Bei kleinen Nachhilfeschulen liegt der einzige Unterschied darin, dass weniger Lehrer angelegt werden müssen.
Es ist bereits von Vorteil Online-Unterricht anbieten zu können, seine Stammdaten in einer Datenbank aktuell zu halten, sowie zuverlässige Abrechnungsprozesse über das System zu steuern. Durch Schulportale wirkt die Nachhilfeschule außerdem professioneller und erweckt einen seriösen Eindruck.” (Matthias Rendl)
Vielen Dank an Matthias Rendl von OrgaEasy für Erläuterungen zum Thema Nachhilfeschul-Software!
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Unsere Geschäftsstelle hilft Ihnen bei allen Fragen rund um die Themen Nachhilfe und die Leitung einer Nachhilfeschule.
