Carolin: Du hattest bereits erwähnt, dass ihr immer schaut, individuell auf die Schulen einzugehen und keine Massenmails zu verschicken. Was ist ein konkreter Mehrwert, den ihr der Schule mitgebt, wenn ihr in Kontakt tretet.

Matteo: Gerade das Lokalität-Thema ist da etwas ganz Besonderes. Man kann sich damit gegen sehr viele Wettbewerber von außerhalb verteidigen. Wenn man vielleicht schon Schüler aus der Schule hat, ist das natürlich sehr praktisch. Dann kannst du sagen „Hey, ich habe hier Emily aus der 9b aus eurer Schule und wir haben hier diese oder jene Erfahrung gemacht“. Damit hast du Anknüpfungspunkte an die Schule und ist extrem gut, um in die Schule hereinzukommen.

Manchmal fehlen natürlich Anknüpfungspunkte und da hat man nur die Lokalität. Ich erkläre es wieder am Beispiel Heidelberg, da wir hier sitzen und viele Schulen haben. An einer Schule hatten wir keinen besonderen Anknüpfungspunkt und haben hier dann einfach über uns und unsere Firmenphilosophie erzählt. Darüber, dass wir hier viele PH Studenten als Nachhilfelehrer haben, die auch gerne unterrichten würden. Man muss darauf aufpassen, dass die Schulen nicht das Gefühl haben, eine Nummer zu sein. Das ist einer Schule extrem wichtig.

Carolin: Macht ihr es dann bei Mails oder Briefen auch so, dass ihr eine Beilage oder Präsentation mitschickt, in der ihr euch vorstellt oder euren Mehrwert darstellt?

Matteo: Nein, eine Präsentation oder ähnliches schicken wir nicht mit. Wir haben verschiedene Varianten. Da wir in den meisten Fällen Follow-ups schicken und das auch über verschiedene Kanäle, fangen wir oft kurz und knapp an. Ich finde, eine Präsentation überlädt die Schulen. Man muss hier eine Sache sehen: Die Schulen suchen nicht nach dir als Nachhilfeinstitut. 

Man muss kurz und knapp sein und das ist das Wichtigste, wenn man eine Schule kontaktiert. Wenn ich beispielsweise mit einer E-Mail starte, unterbreite ich das Angebot, der Schule mehr Informationen zukommen zu lassen. Allerdings nicht direkt in der ersten Mail mitgeben.

Carolin: Du setzt also eher darauf, am Anfang fokussiert das Wichtigste mitzuteilen und konkret ein bis zwei Mehrwerte zu nennen. Erst darauffolgend gibst du dann mehr Informationen an die Hand?

Matteo: Das wichtigste ist am Anfang auch nicht unbedingt spezifisch den Mehrwert deiner Nachhilfeschule herauszustellen. Die Schulen sind so weit außerhalb des Marktes, dass sie die Unterschiede gar nicht verstehen. Das heißt, man muss konkrete Punkte nennen, warum eine Kooperation mit einem Nachhilfeinstitut egal welcher Art zunächst einmal gut ist. Wenn man also zwei Vorteile nennt, dann sollten es zwei generelle, nicht zu spezialisierte, Vorteile sein. 

Die meisten Schulen wissen nicht einmal, dass so eine Kooperation möglich ist, sondern suchen solche Hilfskräfte gegebenenfalls selbst. Deshalb muss man die Schulen erst wachrütteln und ihnen aufzeigen, dass es die Möglichkeit einer Zusammenarbeit gibt.

Ich würde auch empfehlen, das Thema Finanzierung dabei nicht in den Mittelpunkt zu stellen, denn Schulen schauen da am Anfang gar nicht so drauf. Wenn man über Finanzen sprechen möchte, ist das überwiegend die letzte Diskussion. Zuerst muss man der Schule viel Inhalt geben und ihnen zeigen, was möglich ist und vor allem wie die Kinder profitieren können.

Carolin: Gibt es hier auch spezielle Themen im Bereich Datenschutz zu beachten – sowohl hinsichtlich der Anfragen, als auch bei der Umsetzung der laufenden Kooperation?

Matteo: Ja. Wir mussten uns hier fast komplett neu strukturieren, um das einzubauen. Es dürfen nämlich keine Schülerdaten gesammelt werden. Bei den Schulen weiß man nur, dass es den Kurs X3 gibt und das war’s. 

Man darf keine Schülerdaten sammeln und wenn man es doch machen möchte, dann darf man kein Microsoft, kein Google, keine Speicherung von Daten außerhalb Deutschlands nutzen. Wenn man in Deutschland speichert, hat man einen langen Katalog an Kriterien, die eingehalten werden müssen. Es ist sehr schwierig. 

Carolin: Wie macht ihr das in der Praxis? Wenn ihr beispielsweise nur den Kursnamen habt, wisst ihr beispielsweise auch, wie viele Schüler in dem Kurs sind oder habt ihr darüber auch keine Informationen? Wie strukturiert ihr das?

Matteo: Das ist von Schule zu Schule unterschiedlich. Da gibt es nicht die eine Antwort. Wenn ich nur auf den Kurs in unserem System schaue, könnte ich dir nicht sagen, wie viele Schüler drin sitzen.

Carolin: Ihr habt also zunächst nur diese Information und schaut von Schule zu Schule, wie ihr es praktisch ausgestaltet?

Matteo: Das Problem ist wirklich, dass der Datenschutz sehr harsch ist. Man muss vorsichtig sein, nichts zu missachten. Selbst E-Mail Kommunikation mit Schulen ist teilweise schon problematisch. Es ist wirklich nicht so simpel und deshalb haben wir festgelegt, keine Daten von Schülern zu speichern. Es ist übrigens auch verboten, in der Schule Werbung zu machen.

Carolin: Es darf also in der Schule auch nicht kommuniziert werden, dass ihr diese Kooperation habt? Das läuft also alles nur über den offiziellen Weg?

Matteo: Genau. Man darf eigentlich nicht mal ein T-Shirt des Nachhilfeinstituts in der Schule tragen. Generell Werbemittel sind verboten, auch Flyer etc.

Das Thema Datenschutz ist der größte Problempunkt von allen. Das war auch das, was uns am meisten Geld gekostet hat. Wir mussten uns viel beraten lassen und man muss vorsichtig sein. Das ist natürlich auch so streng, da es bei den Schulen um Daten von Kindern geht.

Carolin: Ja, das ist natürlich verständlich. Du hattest auch angesprochen, dass das Thema Finanzen erst relativ weit hinten im Prozess ansteht. Was gibt es denn hier, auch in Bezug auf Zahlungsmodalitäten, zu beachten? 

Gibt es größtenteils keine Probleme mehr, wenn man in den Verhandlungen zu diesem Punkt gekommen ist oder muss man hier dennoch auf verschiedene Punkte achten?

Matteo: Das hängt davon ab, in welcher Art und Weise die Kooperation stattfinden soll.

Carolin: Lass uns gerne auf die verschiedenen Optionen eingehen, also komplett oder teilweise mit Fördermittel finanziert, aber auch ohne Fördermittel.

Matteo: Wenn wir zum Finanzierungsthema kommen, ist es etwas kompliziert. Es gibt ein spezielles Projekt, das Rückenwind Projekt (Förderprogramm in Baden-Württemberg), dieses ist allerdings nicht repräsentativ, da es nicht mehr lange gilt. Deshalb würde ich hier nicht den Fokus setzen. 

Bei der Vollfinanzierung durch dieses Projekt geht es meistens sehr flott. Da einigt man sich auf Betrag X und vereinbart den Umfang und dann hat sich die Sache, aber das ist nicht der Regelfall. Von solchen Kooperationen haben wir noch ein paar, weil wir sie letztes Jahr schon beschlossen haben, aber es ist nicht der Regelfall. Man hätte ab jetzt noch circa sechs Monate für eine solche Kooperation, deshalb ist es nicht mehr so interessant.

Teilfinanzierung hingegen ist spannend. Schulen haben beispielsweise oft einen Freundeskreis. Über den Freundeskreis ist es eine Möglichkeit, denn dieser ist anonymisiert und kann so etwas teilweise bezahlen. Allerdings hat er auch nicht unendliche Mittel. Man muss in Schulen vorsichtig sein, denn Schulen möchten, dass auch Kinder, deren Eltern nicht so viel Geld verdienen, Zugang zu der Kooperation haben. Das heißt, solche Fälle lässt man eher über den Freundeskreis abdecken. 

Dann muss man schauen, dass man bei den anderen Schülern auf verschiedene Verträge einigt. Eine Möglichkeit ist es, dass wir sagen, wir machen mit den einzelnen Kindern Verträge und machen eben nur in der Schule den Unterricht. Das ist dann mehr wie bei einer Gruppennachhilfe. Alternativ versucht man Poolverträge über die Schulen zu machen. Aber ganz ehrlich: Die Schulen sind da mitunter schwierig, da sie im rechtlichen Rahmen dann ein paar Schwierigkeiten haben. 

Also das ist rechtlich immer so ein Wanken zwischen Freundeskreis, Schule und Datenschutz (lacht). Wenn ich mit den Eltern des Kindes direkt den Vertrag schließen kann, dann kann ich die Schülerdaten logischerweise auch nutzen. Die Mühe machen wir uns in der Regel aber nicht, da wir in der Schule ja eigentlich auch keine Werbung machen dürfen. 

Es gibt natürlich Schulen, die ein bisschen ein Auge zudrücken und mehr möglich machen.

Letzte Möglichkeit ist, was auch attraktiv ist, dass die Schule von sich aus diese Kooperation anbietet und uns dann nur als Partner zur Ausführung nutzt. Das heißt wir schließen mit der Schule die Verträge und die Schüler zahlen der Schule dann die Beiträge. Das muss die Schule aber auch wollen, denn das ist durchaus viel Arbeit.

Carolin: Es deutet sich jetzt ja auch schon etwas an, ihr habt ja mehrere Kooperationen und die unterscheiden sich ja auch voneinander.

Matteo: Ja, sehr.

Carolin: Gibt es trotzdem allgemeine Rahmenbedingungen, die für alle ähnlich sind? Oder ist es wirklich komplett individuell ausgestaltet. Kannst du hier noch ein paar Beispiele geben?

Matteo: Es gibt schon einige Gemeinsamkeiten. Generell gibt es zwei verschiedene Modelle: integrativ und additiv. 

Integrativ ist nur dann möglich, wenn es eine Teilfinanzierung zum Start gibt oder wenn es fremdfinanziert ist. Denn das bedeutet, dass wir in den Unterricht hineingehen und da Teamteaching machen. Eine Fachlehrkraft aus der Schule unterrichtet hier zusammen mit einer Hilfskraft, zum Beispiel einer pensionierten Lehrkraft oder Studierenden. Es gibt vielleicht ein paar Kinder, die nicht so gut sind und da kommt immer einer der beiden dazu und hilft. 

Das andere Thema ist additiv. Es bedeutet, wenn wir zusätzlich AGs oder ähnliches anbieten. Das kann dann Deutsch, Mathe, Englisch, aber auch Schwimmen, Sport, Schach und und und sein. Wir bieten vieles an.

Carolin: Wie sieht denn die operative Abwicklung mit der Schule aus und die Organisation von einer laufenden Kooperation?

Matteo: Am Anfang steht zunächst das Vertriebsteam, das Kontakt zu den Schulen aufbauen muss und den Schulen die ganzen Systematiken erklärt. 

Bevor der Vertrag geschlossen wird, erfolgt die Kursbesetzung. Bei uns übernimmt das unser Lehrermanagement-Team. Wir stellen intern im Unternehmen eine Anfrage an das Lehrermanagement-Team und geben an, wie viele Lehrkräfte wir an der jeweiligen Schule benötigen und bitten dies zu organisieren. Die machen das intern und kümmern sich um die Organisation und Verteilung der verschiedenen Lehrkräfte auf die Kurse. Dann gibt es eine Rückmeldung an den Vertrieb, sobald alles besetzt wurde, sodass der Vertrag starten kann. Dann geht es wieder zum Lehrermanagement-Team zurück, das die meiste Zeit mit der Schule kommuniziert. Denn wenn Lehrkräfte ausfallen, irgendwas Außerplanmäßiges ist, dann kümmert sich bei uns das Lehrermanagement-Team darum. 

Das ist der Prozess, solange die Kooperation läuft und gegen Ende der Kooperation verhandelt der Vertrieb dann natürlich wieder, ob eine neue Kooperation zustande kommt oder nicht. Verträge laufen oft auf Schuljahresbasis.

Carolin: Was sind die top drei Gründe, warum eine Kooperation enden kann? Du hast schon gesagt, dass sie vorwiegend für ein Schuljahr abgeschlossen werden. Ist es oft so, dass es dann einfach ausläuft oder gibt es da noch andere Gründe?

Matteo: Es gibt verschiedene Gründe. Auslaufen des Vertrags ist der Hauptgrund. 

Dann natürlich, wenn die Lehrkräfte abspringen. Das ist durchaus möglich, vor allem bei Studenten, beispielsweise beim Semesterwechsel. Da kann eine Kooperation vorzeitig ablaufen. 

Der dritte Grund ist extrem wichtig: wenn nicht genug Kinder mehr Interesse an einem Kurs haben. Man muss unterscheiden: Bei den staatlich geförderten Kooperationen ist es so, dass die Kinder einfach abspringen können. Bei den privaten, also bei Einzelverträgen mit den Kindern, gibt es vertragliche Bindungen mit den Eltern. Das heißt so einfach abspringen ist nicht möglich.

Bei den geförderten hat man da aber ein Risiko und das passiert tatsächlich recht häufig. Man unterschätzt das und sehr viele Kooperationen enden, weil die Kinder kein Interesse mehr daran haben. Gerade bei additiven Kursen, also Kurse, die zum normalen Unterricht dazukommen, heißt es für die Kinder ja länger in der Schule bleiben. Man kann sich mit Sicherheit vorstellen, wie gerne Kinder das tun (lacht).

Carolin: Ist es dann trotzdem so, dass die Kooperation dann noch bis zum Ende des Schuljahres läuft oder wird sie in so einem Fall frühzeitig beendet?

Matteo: Wir terminieren sie in der Regel vorzeitig, das hat aber auch einen wichtigen Grund. Ich rate dazu, es zu tun. Man muss es natürlich nicht machen, gerade, wenn Verträge bestehen. Wenn man das aber nicht vorzeitig beendet, dann hat man im nächsten Jahr gar keine Chance eine weitere Kooperation zu machen. 

Denn die Schulen sehen es nicht gerne, wenn jemand so auf den Vertrag zeigt. Das ist doch ein Unterschied zu Privatwirtschaft, wo man schon manchmal ein bisschen strenger sein kann. Gerade bei Schulen muss man aber Kulanz und viel Verständnis zeigen. Dadurch ist es natürlich nicht immer super profitabel, das muss man an der Stelle sagen. 

Wenn eine Kooperation vorzeitig ausläuft, geht auch die ganze Kalkulation kaputt. Ich rate trotzdem dazu, denn ansonsten kann man durchaus einen Imageschaden davontragen. Schulen reden viel miteinander. Hat man Interesse daran, mit weiteren Schulen zusammenzuarbeiten, wäre es ziemlich dämlich, es sich mit den Schulen zu verscherzen.

Carolin: Ja, das macht natürlich Sinn! Danke sehr, dass du alle Fragen beantwortet hast. Gibt es denn noch etwas, was aus deiner Sicht zu Kooperationen mit Schulen noch besonders wichtig zu erwähnen ist?

Matteo: Noch einmal wichtig zu betonen: Die Nachhilfeschulen müssen Verständnis dafür haben, dass die öffentlichen Schulen sehr viel im Hut haben. 

Man kann keine Kooperation aufzwingen. Man sollte auch bloß keine Gesetze zeigen und auf bestimmten Richtlinien beharren. Wenn man anfängt, die Schulen zu nerven, gehen sie einem selbst auch auf die Nerven. Herzlichkeit ist das Allerwichtigste! Das ist in meinen Augen der wichtigste Tipp. 

Wenn sich jemand entscheidet, Lehrer zu werden ist ein Hauptbeweggrund, dass einem das Thema soziales sehr wichtig ist. 

Vermittelt man zu sehr das Gefühl, monetäres ist im Vordergrund, kann man es vergessen. Da kommt die Motivation von der falschen Stelle. 

Während es im Privatkundengeschäft auch sehr schnell um Geld geht, ist es mit den Schulen ganz anders. Die Schulen legen viel mehr Wert darauf, dass die Kinder etwas geboten bekommen. Das ist auch das, worauf das Hauptaugenmerk gelegt werden sollte. Es braucht sehr viel Feingefühl. Deshalb ist das Thema Vertrieb bei uns eine wichtige Sache. Neuen rate ich auch dazu, erst einmal mit ein bis zwei Schulkooperationen anzufangen, zu schauen wie es läuft und dann weiterzuprobieren. Wir haben es ganz ähnlich gemacht. Man muss letztendlich im Feingefühl einiges dazulernen, weil jede Schule anders ist.

Carolin: Man muss hier vermutlich immer individuell eine Lösung suchen? Das hattest du ja bereits angedeutet.

Matteo: Ja, auf jeden Fall. Klar haben wir Modelle, mit denen wir arbeiten (integrativ, additiv). Manchmal haben wir noch Sondervarianten wie Online-Kurse. Man kann den Schulen aber immer verschiedene Modelle anbieten, wie es auch zur Nachhilfeschule passt. Man muss den Schulen in den Vordergrund, aber auf jeden Fall immer das Produkt stellen, warum und wie es den Schülern helfen wird. Viel weniger Fokus auf wie günstig man das macht oder ähnliches.

Wenn es später um Geld geht, ist es natürlich relevant auf das Thema Benachteiligung zu achten. Chancengleichheit ist den Schulen wichtig. Im Privatsektor sind die meisten Kunden Selbstständige- oder Managerkinder, das muss man ehrlich sagen. Das darf in den Schulen einfach nicht passieren. Sonst werden die Schulen die Kooperation ablehnen.

Carolin: Ist es als Nachhilfeschule dennoch rentabel, Kooperationen mit Schulen anzustreben?

Matteo: Auch wenn die Kooperation selbst vielleicht nicht direkt der absolute Hammer für die Profitabilität ist, weil man sehr viel Individualaufwand hat, bekommt man dadurch natürlich viele Schüler in das Privatgeschäft rein. So muss man das sehen. Man ist quasi direkt an der Quelle und vermutlich auch ein gutes Schlusswort. 

Den Schritt in die Schule machen, regional anfangen, ein, zwei Schulen probieren und wenn das funktioniert weitergehen. Aber hier ist step-by-step ganz wichtig.

Carolin: Super, dann enden wir mit diesem Schlusswort. Vielen Dank für die spannenden Einblicke und das Interview, Matteo.